Die Systemauswahl ist kein IT-Projekt, sondern ein Servicequalitätsprojekt
Kommunen bewerten beim Kauf einer Lösung häufig vor allem den Preis und die Anzahl der Funktionen. Das reicht nicht aus. Entscheidend ist, ob das System den tatsächlichen Betrieb des ambulante Pflegedienstes verbessert.
Checkliste: Was das System für die Kommune erledigen muss
Betrieb des Dienstes
- Aufzeichnungen von Klient:innen und betreuten Personen,
- Pflegepläne und deren Versionierung,
- Besuchsplan mit Übersicht über die Kapazitäten,
- Bestätigung von Leistungen und Abweichungen.
Management und Berichterstattung
- eine Übersicht über die Arbeitsbelastung des Teams,
- monatliche Berichte für die kommunale Leitung,
- Prüfpfad der Änderungen,
- Export von Dokumenten zur Kontrolle.
Sicherheit und Compliance
- Rollen und Zugriffsrechte,
- DSGVO-Prozesse (Einwilligung, Export, Löschung),
- Datensicherung und -wiederherstellung,
- Verlauf der Benutzeraktivität.
Was Sie den Lieferanten fragen sollten, bevor Sie eine Entscheidung treffen
1. Referenz-Onboarding-Prozess. 2. Genauer Umfang des Post-Launch-Supports. 3. SLA und Methode zur Lösung von Vorfällen. 4. Datenmodell für den Export am Ende des Dienstes. 5. Transparente Preisliste der Pakete und Module.
Pilotprojekt vor flächendeckendem Einsatz
Das beste Verfahren ist ein Pilotprojekt mit einer begrenzten Anzahl von Klienten und Betreuern. Der Pilot muss Folgendes überprüfen:
- Qualität der Planung,
- einfache Arbeit vor Ort,
- Geschwindigkeit der Berichterstattung,
- die Bereitschaft des Teams zur Veränderung.
Erfolgskriterium
Ein erfolgreiches System ist eines, das das Chaos reduziert, den Verwaltungsaufwand verkürzt und die Servicequalität für den Bürger erhöht. Nicht der mit den „meisten Knöpfen“.
Fazit
Kommunen sollten das System entsprechend den betrieblichen Auswirkungen erwerben. Wenn die Lösung die Qualitätskontrolle und die Wirtschaftlichkeit des Dienstes verbessert, handelt es sich um eine strategische Entscheidung und nicht um einen IT-Kauf.